اداره و مدیریت...ادامه
تعاریف:
معنی لغوی: کلمه مدیریت[1] ریشه در لغت عربی دارد و مصدر است بمعنی اداره کردن، تنظیم کردن، چرخاندن...وغیره. واژه مترادف آن در زبان انگلیسی، Management است که از دوکلمه ترکیب گردیده (Manage بمعنی تنظیم نمودن و Men بمعنی افراد) و مفهوم کلی آن تنظیم واداره نمودن افراد میباشد.
در اصطلاح: دانشمندان مدیریت تعریفات زیادی را برای مدیریت ارائه کرده اند که ذیلا بعضی آنها را مینگاریم:
- مدیریت هنر انجام دادن کار بوسیله دیگران است.
- استفاده موثر از منابع جهت رسیدن به هدف خاص.
- مدیریت ، هماهنگ نمودن منابع مادی و انسانی برای نیل به اهداف سازمان.
- علم و هنر همآهنگی کوشش ها و مساعی اعضاء سازمان و استفاده از منابع برای نیل به اهداف سازمانی.
- بازی کردن نقش رهبر، منبع اطلاعاتی، تصمیم گیرنده و رابط میان اعضاء سازمان.
- مدیریت، به کار گیری علم و هنر در همآهنگی و هدایت منابع مالی یا انسانی و یا هردو برای رسیدن به هدف یا حد اکثر کارایی.
- ویا بصورت جامع تر: مدیریت فرایند به کارگیری مؤثرو کارآمد منابع مادی وانسانی در برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع وامکانات، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول صورت می گیرد.
تعریف فوق پنج قضیه اساسی را که زیربنای مفاهیم کلی نظری و عملی مدیریت است دربر میگیرد که شامل:
- مدیریت یک فرایند است.
- مفهوم نهفته مدیریت، هدایت تشکیلات انسانی است.
- مدیریت مؤثر، تصمیمات مناسبی میگیرد و به نتایج مطلوبی دست میابد.
- مدیریت کارآ، به تخصیص و مصرف مدبرانه منابع میگویند.
- مدیریت بر فعالیت های هدف دار تمرکز دارد.
مدیریت علم است یا هنر؟ در سالهای اول انقلاب صنعتی که توسط جمزوات بوجود آمد به علت اینکه اکثر مالکان شرکت ها، مدیریت شرکت شان را عهده دار بودند بدون اینکه تحصیلاتی در خصوص علم مدیریت داشته باشند، تفکر مدیریت یک هنر است نه علم برجامعه حاکم بود. بعدها به علت تقاضا، رشته های دانشگاهی مدیریت شکل گرفت و به خاطر تلفیق علومی همچون مباحث مدیریتی (مبانی مدیریت، مدیریت سازمانی، مدیریت منابع انسانی و...) محققین این رشته معتقد شدند که مدیریت یک علم است، نه یک هنر یعنی هرکسی با داشتن این علم میتواند شرکتی یا نهادی را اداره نماید.
بناءً در کل میتوان گفت که: بخشی از مدیریت را میتوان از طریق مدریت آموزش فرا گرفت و بخشی دیگررا ضمن کار باید آموخت در واقع بخشی را که با آموزش فرا گرفته می شود علم مدیریت است . و بخشی را که موجب به کار بستن اندوختها در شرایط گوناگون می شود هنر مدیریت می نامند.
به عبارۀ دیگر مدیریت علمِ دانستن است و هنرِ توانستن
فراگیری مدیریت: اساساً دو روش برای یادگیری دانش مدیریت وجود دارد، اول از طریق آموزش و دوم ضمن انجام کار، البته می توان ترکیبی از دو روش را نیز به کار برد. یادگیری ضمن کار بکندی صورت می پذیرد و کافی نیست زیرا تأکید عمده در واحدها بر انجام کار است نه القای چگونگی انجام و آموزش آن. نکته ای که از نظر آموزشی باید به خاطر داشت احساس فرد به هنگام کار جدید است. اکثر افراد در اولین تمرین دلواپس، دستپاچه و ناراحتند این ضعف و ناراحتی فوری نشانه ی خروج از انجماد است. نکته دیگری که نباید از نظر دور داشت این است که احتمال موفقیت در تمرین اولیه کم است، ولی هر چه بیشتر تمرین شود احتمال موفقیت فرد افزایش می یابد.
اهمیت مدیریت: بسیاری از صاحبنظران علت موفقیت و شکست نهادها را در تفاوت مدیریت آنها می دانند به اعتقاد پیتردراکر، عضو حیاتبخش هر سازمان مدیریت آن است.
هارولدکنتز، مدیریت را مهمترین زمینه ی فعالیت انسانی می داند و معتقد است که وظیفه ی اصلی مدیران در تمام سطوح و در همه واحدهای مختلف بازرگانی، صنعتی و اداری این است که محیطی را طراحی و نگهداری کنند تا در آن اعضاء بتوانند به صورت گروهی با یکدیگر کار کنند و به اهداف تعیین شده دست یابند.
مدیر کیست؟ ضمن اینکه بصورت فشرده تعریفاتی در مورد مدیریت ارائه گردید، لازم است تا تعریفی از مدیر هم داشته باشیم:
مدیر (Manager) در لغت بمعنی گرداننده، اداره کننده، و بکارگیرنده و در اصطلاح عبارت از شخصی است که:
- مسئولیت عملکرد تیم خود را بعهده دارد.
- وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل را در جهت رسیدن به اهداف سازمان به شیوه مؤثر و مثمر انجام میدهد.
وظایف و نقش های مدیر
الف) وظایف مدیر: چنانچه ذکر گردید، هر مدیر باید چهار و ظیفه اساسی مدیریتی را اجرا کند که عبارتند از: برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترول. این وظایف باهم ارتباط متقابل دارند و اکثر مدیران آنها را همزمان اجرا میکنند تا بتوانند به اهداف سازمان نایل شوند. در دروس بعدی هرکدام از وظایف مدیریت را به تفصیل خواهیم خواند.
ب) نقش های مدیر: نقش عبارت از رفتاری است که از شخص که پستی را اشغال کرده است انتظار میرود. هنری میتزبرگ طی تحقیق وسیعی که انجام داده نقشهای مدیران را به شرح زیر بیان نموده است:
- نقش های ارتباطی: این نقش شامل: نقش تشریفاتی، نقش رهبری و نقش رابط است که ذیلا توضیح داده شده اند:
- نقش تشریفاتی: مدیر وظایف تشریفاتی را بعنوان مقام مسئول سازمان اجرا میکند. مثلا در جشن عروسی زیردستان خود شرکت میکند و...
- نقش رهبری: شامل مسئولیت هدایت و همآهنگی فعالیت های زیردستان در راستای دستیابی به اهداف سازمانی است.
- نقش رابط: این نقش مربوط به ارتباط مدیر با اعضای هیأت مدیره و افراد خارج از سازمان است که جلب حمایت آنان د رموفقیت سازمان تأثیری به سزا خواهد داشت. مانند مراجعین مقام های رسمی دولتی، مشتریان، عرضه کنندگان مواد اولیه و غیره.
- نقش های اطلاعاتی: شامل نقش ارزیاب، نقش سخنگو و نقش توزیع کننده میباشد:
- نقش ارزیاب: این نقش شامل جستجوکردن، دریافت کردن و انتخاب اطلاعات است. مدیران به طور جدی اطلاعات مفید و مورد نیاز را از داخل و خارج سازمان جمع آوری میکنند.
- نقش سخنگو: درین نقش، مدیران اطلاعات را به افراد خارج از سازمان، خصوصاً مقامهای بالاتر و سیاستمداران منتقل میکنند. درین نقش ممکن مدیران در داخل سازمان صحبت کنند یا سازمان را به مشتریان وجوانب ذیدخل معرفی نمایند.
- نقش توزیع کننده: درین نقش مدیران اطلاعات مهم را بین زیردستانشان توزیع میکنند. وظیفه مدیر است که مطمئن شود زیردستان اطلاعات مورد نیاز را برای اجرای وظایف شان در اختیاردارند.
- نقش تصمیمگیری: شامل: نقش نوآور، نقش آشوب زدایی، نقش تخصیص دهنده منابع و نقش مذاکره کننده میباشد:
- نقش نوآور: مدیران زمانی این نقش را بازی میکنند که طرح جدیدی را آغاز کنند و به تغییر و اصلاح سازمان اقدام نمایند.
- نقش آشوب زدایی: از آنجائیکه امور هیچ سازمانی همیشه آرام نیست و هنگام بروز مشکلاتی از قبیل اعتصاب کارگری، ورشکستگی عرضه کنندگان و غیره از مدیر انتظار میرود با اتخاذ تصمیمات غیر معمول راه حل های مناسبی را بیابد.
- نقش تخصیص دهنده منابع: هر مدیر با تعدادی اهداف، مسائل و نیازهای انسانی مواجه است. همه آنها برای استفاده از وقت و منابع او باهم رقابت میکنند. از آنجاییکه این منابع محدود اند، هر مدیری باید بین اهداف و نیازها تعادل برقرار کند.
نقش مذاکره کننده: مدیران بخش مهمی از اوقات خود را به مذاکره اختصاص میدهند زیرا فقط آنان واجد اختیاری هستند که این نقش به آن نیاز دارد.
وظایف اساسی مدیریت: در مورد وظایف مدیریت، دانشمندان نظریات مختلفی دارند، اما درین جزوه وظایف مدیریت را قرار ذیل بیان میداریم:
- برنامه ریزی (Planning)
- سازماندهی (Organizing)
- رهبری (Leading)
- کنترول (Controlling)
هریک از وظایف متذکره را در بخشهای جداگانه توضیح خواهیم داد
[1] Management
