دانش سرا

بخش اول
مدیریت پروژه (Project Management)
تعریف پروژه: 
مجموعه فعالیتهای مرتبط بهم که بمنظور دستیابی به یک هدف خاص انجام میشوند.
مجموعه ای از فعالیتهایی که شروع و خاتمه دارد، بطوریکه این مجموعه فعالیتها عموماً تکراری نباشند.
مجموعه فعالیت های موقت و هدفمند که برای ایجاد یک محصول یا ارائه یک خدمت معین صورت میگیرد.
پروژه‌ ها شامل فعاليتهايي هستند كه بايد در تاريخهاي معين، با هزينه‌هايي معين و كيفيت تعيين‌شده ‌اي به انجام رسند. لازمه موفقيت هر پروژه، دستيابي توام به هر سه عامل زمان، هزينه و كيفيت معين است و خارج شدن هر يك از سه عامل مذكور از حدود تعيين شده، مي‌تواند به انجام پروژۀ ناموفق و غيراقتصادي منجر شود.
ویژگیهای پروژه: یک پروژه دارای ویژگیهای ذیل میباشد:
زمان اجرای مشخص
محل اجرای مشخص
دارای ریسک
هدف مشخص

مدیریت پروژه: 
مدیریت پروژه بدون شک یکی از مهمترین و پر استفاده ترین شاخه های مدیریت ، طی چند دهه اخیر بوده است. آن چیزی که به عنوان برداشتی جامع از میان توصیفاتی که کارشناسان و مجرّبین مدیریت پروژه از مفهوم مدیریت پروژه داشته اند ، بیانگر این واقعیت است که پروژه را مجموعه ای از فعالیت هایی دانسته اند که شروع و خاتمه داشته باشد به طوریکه این مجموعه فعالیتها عموماً تکراری نباشند. به این ترتیب بسیاری از اعمالی که در زندگی مردم رخ می دهند به نوعی پروژه خواهند بود. چون اولاً شروع و خاتمه دارند، ثانیاً تکراری نیز نیستند. با این حال برداشتی که امروزه از پروژه ها مد نظر است بیشتر شامل پروژه های تحقیقاتی، صنعتی، عمرانی، نرم افزاری و IT است .
دانشمندان مختلف، برای مدیریت پروژه تعریفات متفاوتی را ارائه نموده اند که برخی از آنها ذیلا توضیح میگردند: 
برنامه ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص بسوی ایجاد نتایج مشخص آن است.
مجموعه ابزارهایی برای برنامه ریزی و هدایت پروژه بسوی اهداف مورد نظراست.
فرایند برنامه ریزی، سازماندهی، ایمن سازی، مدیریت، رهبری و کنترول منابع برای رسیدن به اهداف یک پروژه میباشد.
بكارگيري دانش، مهارت ها، ابزار و تكنيكهاي لازم در اداره جريان اجراي فعاليت ها، به منظور رفع نيازها و انتظارات متوليان از اجراي پروژه است.
تخصیص، پیگیری و به کارگیری منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دورۀ زمانی خاص است. اینگونه مدیریت روی فعالیت های مشخص از پروژه یعنی مجموعه ای از فعالیتهایی تمرکز دارد که:
هدف آنها تولید محصول یگانه است (مثلا؛ نوع محصول خاص تجاری)
در یک چارچوب زمانی خاص با نقاط آغاز و پایان تعریف شده اجرا شود 
مدیریت یک پروژه بدون توجه به تکنیک ها و دانش مدیریت پروژه، دقیقاً مثل انجام یک بازی فوتبال بدون داشتن تاکتیک بازی می باشد. یک مربی فوتبال باید بازیکنان را به همکاری با یکدیگر تشویق نماید و همواره باید این سئوال را از خود بپرسد که؛ "ما باید چگونه در این مسابقه بازی کنیم تا به امتیازی بالاتر از تیم حریف دست پیدا کنیم؟ پرداختن به این مورد توجه به یک نکته کلیدی است که تک تک اعضای تیم، جهت رسیدن به هدف باید مدنظر داشته باشند.
مدیر پروژه (Project Manager)
 هر پروژه دارای یک مدیر واحد است. مدیر پروژه شخصی است که با فعالیتهای مربوط به برنامه ریزی، زمانبندی و مدیریت روزانه اجرای پروژه سرو کار دارد. او همچنین شخصی است که بیشتری تأثیر را روی موفقیت کارها میگذارد. و یا؛ فردی که پروژه را بررسی میکند تا از انجام درست آن در محدوده زمانی و مالی موجود اطمینان حاصل کند. این فرد از متولی پروژه اختیاراتی دریافت میکند و نقش اصلی در هر مرحله از چرخه حیات پروژه یعنی از آغاز و برنامه ریزی تا اختتام و ارزیابی ایفا میکند. البته در سازمانهای بزرگ این کار ساده ای نیست که تنها یک فرد از عهده آن براید، بلکه نیازمند مشارکت افراد زیادی است .
یکی از اولین و مهمترین وظایف مدیر پروژه تعیین هدف است که بیان کند پروژه قرار است به چه چیزی دست پیدا کند و برمبنای این هدف، مدیر پروژه باید یک برنامه ریزی زمانی آماده کرده و وظایف هر یک از اعضای تیم را مشخص و برای هر وظیفه محدوده زمانی تعیین کند. بعد از اینکه برنامه زمانی برای پروژه مشخص شد، مدیر پروژه باید مدیران مافوق را در جریان پیشرفت پروژه قرار دهد و همچنان تیم کاری پروژه را در مورد وظایف و مسئولیت های شان در قبال پروژه و اینکه از آنها چی توقعی میرود، آگاه سازند.
مديران پروژه در اجراي فعالیتهای پروژوی از دو بازوي قدرتمند برنامه‌ريزي و كنترل پروژه بهره مي‌گيرد.
برنامه ریزی پروژه: فرایند تعیین فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه با درنظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای فعالیت مذکور. 
مدیر پروژه در کنار برنامه ریزی زمانی، باید بودجه پروژه را نیز تعیین کند. بودجه باید به گونه ای مشخص شود که بدون اسراف بتواند هزینه های غیر قابل پیش بینی را نیز پوشش دهد.
بعد از اینکه پروژه آغاز شد، مدیر پروژه باید مطمئن شود که همه اعضای تیم، منابع کافی که برای رسیدن به اهداف شان نیاز است، در اختیار دارند و از این منابع برای بدست آوردن اهداف معین پروژه به شیوه درست و کارآ استفاده می نمایند. 
کنترول پروژه: فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل؛ "زمان، هزینه و کیفیت" در حین اجرای پروژه با استفاده از ابزار و تکنیک های خاص. به عباره دیگر؛ کنترل پروژه عبارت است از به كارگيری دانش، مهارت ها، ابزار و تكنيک های مختلف بر روی فعاليت های پروژه به منظور تحقق نيازمندی های پروژه .
کنترول پروژه بمنظور اطمنان از اجرای کامل و دقیق برنامه تدوین شده برای پروژه انجام میشود.
در کنترل پروژه از عوامل ذیل استفاده میشود:
تعیین وضعیت واقعی پروژه
مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
در نظر گرفتن اقدامات اصلاحی.
کارکرد مدیریت پروژه:
چنانچه بیان شد مدیریت پروژه مجموعه ابزارهایی برای برنامه ریزی و هدایت پروژه بسوی اهداف مورد نظر است. این اهداف بر پایه رضایتمندی مستفید شوندگان، سهم داران و شرکای کاری و توه به عوامل سه گانه؛ زمان، هزینه و کیفیت استوار اند. ممکن است در نخست ابزارها و روشهای مورد استفاده در مدیریت پروژه زمان بر و پرهزینه باشند، اما باید توجه داشت که مدیریت پروژه تنها راهیست برای استفاده مناسب از منابع (انسان، ماشین و پول) در راستای اجرای درست و به هنگام یک کار نو، کاری که در همان اولین اجرا باید درست انجام شود. این بدین معنی است که ما باید در مدیریت پروژه دقت لازم را بکار بگیریم تا بتوانیم پروژه را با موثریت و مثمریت کامل تطبیق نماییم.
مدیریت پروژه روش کارایی در مدیریت، برای برخورد با کارهای نو و ایجاد توزن میان عوامل سه گانه و در محیطی مملو از ریسک و چالشها است. 
فرایند های مدیریت پروژه
  معمولا پروژه های از فرایند ها تشکیل شده اند، یک فرایند مجموعه ای از اقداماتی است که نتیجه ای را حاصل مینماید و این فرایند ها توسط افراد انجام میشوند . فرایند پروژه دارای 5 فاز (مرحله) میباشد که عبارتند از: شروع پروژه، برنامه ریزی، اجراء، کنترول و بستن پروژه. از جمله فرایند های متذکره، دو فرایند کلیدی و اساسی میباشند که عبارتند از فرایند های برنامه ریزی و کنترول پروژه.
اینک هریک از گروه های فرایندی (فاز ها) مدیریت پروژه را بصورت زیر مورد بحث قرار میدهیم:
آغاز (Initiation)
  فرایند های آغاز تعیین کننده طبیعت و حدود (Scope) پروژه هستند. اگر این مرحله بخوبی انجام نگیرد، غیر ممکن است که پروژه نیازهای کسب و کار را براورنده کند. مرحله آغاز باید دارای یک برنامه باشد که شامل زمینه های زیر میشود:
تحلیل نیازها/ملزومات کسب و کار با اهداف قابل اندازه گیری
بازنگری عملیات جاری
تحلیل اقتصادی هزینه ها و سود ها با در نظر گرفتن بودجه
تحلیل مالکان، شامل متفدین و کارکنان پروژه
چارتر پروژه که شامل هزینه ها، وظایف، اقلام تحویلی و برنامه زمانبندی میباشد
برنامه ریزی و طراحی پروژه (Project Planning & Designing)
برنامه ریزی دومین مرحله در فرایند مدیریت پروژه بشمار رفته و پیش درآمدی برای آغاز کار محسوب میگردد. پس از مرحله آغاز، پروژه تا سطح مورد قبولی از جزئیات برنامه ریزی میشود. هدف اصلی برنامه ریزی، زمانبندی مناسب، هزینه و منابع برای تخمین کار مورد نیاز و مدیریت موثر ریسک در زمان اجرای پروژه میباشد. شکست در برنامه ریزی کافی نیز باعث شکست شانس پروژه در رسیدن به اهدافش میشود.
برنامه ریزی پروژه بطور کلی شامل موارد زیر میباشد:
تعیین روش برنامه ریزی
تعیین حدود پروژه
انتخاب تیم برنامه ریزی
تعیین اقلام تحویلی و ایجاد ساختار تفکیک کار (work breakdown structure)
تعیین فعالیتهای مورد نیاز و ایجاد روابط میان فعالیتها بصورت منطقی
تخمین منابع مورد نیاز برای فعالیت ها
تخمین زمان و هزینه فعالیت ها
ایجاد زمان بندی
بودجه بندی
برنامه ریزی ریسک
دریافت منظوری رسمی برای شروع کار
فرایندهای اضافی مانند برنامه ریزی برای ارتباطات، مشخص کردن نقش ها و مسئولیتها، تعیین اقلام خرید پروژه و جلسه شروع پروژه (Kick-off meeting) نیز معمولا توصیه میشوند.
اجراء پروژه (Execution)
اجرا شامل فرایندهایی میشود که برای تکمیل کار تعریف شده در برنامه پروژه و اتمام ملزومات پروژه انجام میشوند. فرایند اجرا شامل هماهنگی افراد و منابع و نیز یکپارچه سازی و انجام فعالیتهای پروژه در تطابق با برنامه مدیریت پروژه میباشد. 
فرایند اجراء پروژه شامل موارد زیر میباشد:
هدایت و مدیریت اجرای پروژه
تضمین کیفیت اقلام تحویلی (Deliverables)
گردآوری، توسعه و مدیریت تیم پروژه
توزیع اطلاعات
مدیریت انتظارات/توقعات مالکان
مدیریت تدارکات (Procurement Management)
نظارت و کنترول پروژه (Project Monitoring & Control)
نظارت و کنترول شامل فرایندهایی است که برای مشاهده اجرای پروژه طوری انجام میشود که مشکلات بالقوه را بتوان در زمان مناسب تشخیص و عمل اصلاحی را در زمان لازم انجام داد. مزیت کلیدی اینست که مثمریت پروژه را میتوان بصورت منظم مشاهده و اندازه گیری کرد و اختلاف با برنامه مدیریت پروژه را تشخیص داد.
نظارت و کنترول شامل موارد زیر است:
اندازه گیری فعالیت های جاری پروژه (ما اکنون در کجا هستیم؟)
 پایش متغیر های پروژه (هزینه، تلاش، حدود و مانند آن) در مقابل برنامه مدیریت پروژه و تعیین حدود کارایی پروژه (ما باید در کجا باشیم؟)
تشخیص کنش های اصلاحی برای برخورد مناسب با مشکلات و ریسک ها (چگونه دوباره میتوانیم به مسیر خود بازگردیم؟)
 تأثیر گذاری بر فاکتورهایی که میتوانند مانع کنترول یکپارچه تغییرات غلبه باشند بصورتیکه تنها تغییرات تصویب شده اجرا میشوند
زمانیکه در یک پروژه تغییراتی وارد میشود، باید امکان ادامه پروزه مجددا ارزیابی شود. مسأله مهم اینست که با ورود این تغییرات اهداف اولیه پروژه از دست نروند. زمانیکه تغییرات جمع میشوند، نتیجه پیشبینی شده ممکن است توجیه کننده سرمایه گذاری پیشنهادی اولیه نباشد، یعنی افزایش تغییرات باعث تغییر نتیجه متوقعه و همچنان بودجه پروژه میشود.
اختتام/پایان پروژه (Closing)
اختتام پروژه آخرین مرحله در مدیریت پروژه است که در این نقطه اهداف پروژه کاملاً عملی شده اند و نتایج و محصول کار به جوانب ذیدخل و سهمداران پروژه تحویل میگردد. شامل پذیرش پروژه و به پایان رساندن آن میباشد. فعالیتهای مدیریتی شامل آرشیف کردن فایل ها و ثبت درس های آموخته شده می باشد.

فرایند اتمام پروژه شامل موارد زیر میباشد:
بستن پروژه (Close Project): نهایی کردن تمام فعالیت ها در بین تمام گروههای فرایندی برای بستن رسمی پروژه یا فاز پروژه.
بستن قرارداد (Contract closure): اتمام و نشاندن تمام قرارداد شامل تصمیمگیری در باره تمام آیتم های باز و بستن تمام قراردادهای مربوط به پروژه یا فاز پروژه .
 

بخش دوم
مدیریت دوران پروژه (Project Cycle Management)
تعاریف:
مدیریت دوران پروژه عبارت است از فرایند برنامه ریزی، سازماندهی، همآهنگی و کنترول موثر یک پروژه از طریق فازهای مختلف آن.
عبارت از روشی است که به ما اجازه میدهد تا چندین پروژه را مدیریت نموده و کیفیت آن ها را تفویت کنیم.
رویکرد مدیریت پروژه است که پیچیدگی های یک پروژه را در تمام مراحل آن مورد رسیدگی قرار میدهد.
یک روش موثر برای مدیریت پروژه ها است.
چرخه حیات (دوران) پروژه دارای 5 فاز یا مرحله است که اجرای هرکدام در تطبیق موثر پروژه ها لازمی بوده و نقش مهمی را ایفا مینمایند، چنانچه اگر یکی از این مراحل بصورت درست اجرا نشود، پروژه مورد نظر نمیتواند به نتایج متوقعه دست یابد. 
بدین اساس از وظایف عمده مدیران پروژه توجه به این مراحل در تطبیق پروژه ها بوده و همین پروسه رعایت این مراحل در تطبیق پروژه بنام مدیریت دوران پروژه یا Project Cycle Management (PCM) یاد میشود.
مدیریت دوران پروژه رویکردی است که توسط آن میتوان چندین پروژه یا پروگرام را مدیریت نموده و با استفاده از دروس آموخته شده از یک پروژه، کیفیت پروژه دیگر را بالا برد. این رویکرد برای بار اول در سال 1980 توسط بانک جهانی معرفی شد و در دهه 90 زمانیکه توسط اتحادیه اروپا بکار گرفته شد به تمام دنیا گسترش یافت. اتحادیه اروپا بعد از آنکه ارزیابی کارایی کمکها را انجام داد، مدیریت دوران پروژه (CPM) را بعنوان رویکرد اصلی خویش بمنظور مدیریت و ارزیابی پروپوزل های پروژه های انکشافی معرفی نمود. از آن به بعد سایر سازمانهای کمک کننده و غیر دولتی این رویکرد را بکار بردند.
یکی از ابزارهای اصلی مدیریت دوران پروژه، جدا از چرخه کلی، همانا چارچوب منطقی پروژه (Project Log frame) است. 
مدیریت دوران پروژه با تأکید بر مشارکت شرکاء و ذینفعان در پروسه تطبیق پروژه، رویکرد چارچوب منطقی را در آن گنجانیده و دو عنصر اصلی ذیل را در آن اضافه نموده است:
پیوند میان پالیسی های دراز مدت یا چارچوب استراتژیک سازمان و اجرای آنها در قالب پروژه ها یا پروگرام ها.
یادگیری از تجارب: از آنجائیکه مدیریت دوران پروژه تاکید زیادی بر نظارت و ارزیابی از جریان تطبیق پروژه دارد، بناءً یافته های این نظارت و ارزیابی بعنوان دروس آموخته شده میتواند در پروژه های بعدی مورد استفاده قرارگیرند. همچنین در یک پروژه واحد انعطاف پذیری و یادگیری وجود دارد، زیرا نظارت دوامدار به افرادی که پروژه را مدیریت میکنند اجازه میدهد تا فعالیتها و برنامه ریزی خویش را با وضعیت (چالش برانگیز) ساحه سازگار سازند.
یکی دیگر از مزایای اداره دوران پروژه هم از دیدگاه مدیریتی و هم از دیدگاه بهبود کیفیت اینست که با استفاده از ابزارهای ستاندارد، یک رویکرد استاندارد ارائه میدارد تا ما بتوانیم بواسطه این رویکرد پروژه های خویش را به درستی مدیریت و تطبیق کنیم. اداره دوران پروژه بعنوان یک رویکرد موثر در مدیریت پروژه به نزد سازمانهای کمک کننده و موسسات بزرگ غیر دولتی از اهمیت خاصی برخوردار است.
در اصل چرخه یا دوران پروژه دارای 6 مرحله است، با این حال بعضی نهادهای کمک کننده، سازمانهای غیر دولتی و شرکت های مشاوره ای تمایل دارند تا نسخه های خویش را از چرخه حیات پروژه (دوران پروژه) ارائه کنند که تعداد این مراحل و محتوای آنها ممکن است متفاوت باشد.
اداره دوران پروژه شامل مراحل زیر است:
برنامه ریزیی (Programming)
تشخیص (Identification)
شکل دهی (Formulation)
تطبیق (Implementation)
نظارت (Monitoring)
ارزیابی (Evaluation)
 باید یادآور شد که اکثرا نظارت و تطبیق را یک مرحله میدانند. بعضی دونر ها یک مرحله دیگر را میان شکل دهی و تطبیق بنام تامین وجوه مالی (Financing) ویا منظوری پروپوزال (Approval of the proposal) اضافه میکنند. از دید بعضی سازمانهای غیر دولتی که میخواهند یک پروژه را معرفی کنند، چانه زنی (Negotiation) یک مرحله دیگری است که باید در بین برنامه ریزی و تشخیص و یا تشخیص و شکل دهی اضافه گردد.
سه مرحله اول بنام مرحله دیزاین پروژه شناخته شده است و در پروژه های بزرگ الی دو سال را در بر میگیرد تا اینکه پروژه منظور گردد و کار عملی شروع شود. مدت پروژه بستگی به فعالیتهای آن و نیازمندی مستفدین دارد.

حالا هریک از مراحل اداره دوران پروژه را با تفصیل بیان میداریم:
Programming
این فاز (مرحله) ایجاد کننده پیوند میان پروژه و استراتژی کلی سازمان میباشد.
 سازمان چگونه میخواهد هدف اصلی خود را -چنانچه در دیدگاه و ماموریت اش بیان شده- طی چند سال آینده تحقق بخشد؟.
برای پاسخ به این سوال اکثر سازمانها با مستفدین و سایر شرکای شان روند مشارکتی را طی میکنند. این کار اغلبا به نوعی سند استراتژی بلند مدت منجر میشود که شامل جهت گیری های کلی در مورد فعالیت ها و پروژه هایی است که سازمان انجام میدهد. بعضی نهاد ها این مفکوره را محدود به فعالیتهای ساحوی خود میکنند. بعضی دیگر یک گام جلوتر گذاشته و یک چشم انداز بلند مدت برای همه ابعاد کار خود (مدیریت منابع بشری، مدیریت مالی، مدیریت کیفیت، استراتژی روابط خارجی...وغیره ایجاد میکنند.  
همچنان درین مرحله ممکنست نهاد ابزار یا رویکرد های مشترک را که قرار است در سالهای آینده مورد استفاده قرار گیرد، ایجاد نماید. این ابزارها و رویکرد ها در برگیرنده رهنمودهای عملی با شد که بتواند در پروژه های مختلف استفاده شوند، و یا شامل لستها با معیارات (برای انتخاب شرکا و مستفدین) و ابزار دیگر باشد.
تشخیص (Identification)
درین مرحله طرح/ مفکوره پروژه ایجاد گردیده و نهاد تشخیص میدهد که آیا این مفکوره واقعا پاسخگو به نیازهای مستفدین خواهد بود. به عباره دیگر درین مرحله شایستگی پروژه بررسی خواهد شد. این بدین معنی است که ما ببینیم آیا این پروژه یا برنامه با استراتژی ما متناسب است؟ اما مهمتر اینست که این بررسی باید بر اساس دانش و تجزیه و تحلیل دقیق از اوضاع منطقه مورد هدف و مبتنی بر نیازهای مستفدین صورت گیرد.
بعنوان نتیجه این مرحله، یک پیشنویس ابتدائی پروژه که شامل تمام عناصر منطقی میباشد تهیه گردیده و بخاطر منظوری باید به رئیس ویا هیئت اجرائی راجع شود.  این پیشنویس پاسخگو به سوالات زیر میباشد:
کدام فعالیتها را انجام خواهیم داد؟
کدام نتایج محسوس باید بدست آید (تولید )
کدام و ضعیت را باید اصلاح کرد؟ مقصد این پروژه چی است؟ 
تاثیرات این پروژه در بلند مدت چی خواهد بود؟
درین مرحله ما همچنان یک نگاهی به منابع مورد نیاز انداخته و کوشش میکنیم که بودجه کلی پروژه را براورد نماییم.

تدوین (Formulation)
وقتی که طرح ابتدائی مشخص و منظور گردید، این زمانی است که باید به جزئیات رفت، یعنی باید پروپوزل مشرح پروژه را نوشت. 

تطبیق (Implementation)
هنگامیکه پروپوزل پروژه تهیه و منظور گردید و وجه نقدی پیشنهادی پروژه تامین گردید، هیچ چیز مانع اجرای پروژه نخواهد شد و با تامین وجه نقدی باید کار عملی پروژه آغاز گردد عین زمانیکه بودجه پروژه ما منظور گردید باید بی درنگ اقدامات عملی پروژه شروع شود که این اقدامات عملی شامل: استخدام کارمندان، سازماندهی تیم کاری در سطوح و موقعیت های مختلف، معرفی خود و پروژه برای مردم، رسانه ها، حکومت های محلی، نمایندگان نهادهای بین المللی...وغیره میباشد. سیستم های نظارت و حسابدهی باید درین مرحله ایجاد شود که در برگیرنده؛ سیستم مدیریت مالی، گزارشدهی، سیستم نظارت از اجرا و نتیجه فعالیتهای ما، سیستم نظارت خطر، سیستم مدیریت اداری و سیستم رسیدگی به حالات اضطراری و برنامه ریزی تفتیش مالی و ارزیابی خارجی میباشد.
درین مرحله وضعیت مستفدین پروژه قبل از آغاز فعالیت ها با استفاده از شاخصه های معین سنجش میگردد (سروی مقدماتی) که بمنظور ارزیابی وضعیت مستفدین در جریان پیشرفت پروژه استفاده خواهد شد. با این حال بعضی دونر ها ممکنست شما را ملزم به انجام سروی مقدماتی در مرحله تدوین و گنجانیدن آن در پروپوزل پروژه نمایند که ممکنست یک مفکوره خوب برای ایجاد یک وضعیت مناسب در همان آغاز پروژه باشد، بخصوص هنگامیکه مدت زیادی از شروع برنامه نگذشته است، زیرا ممکنست سایر موارد بر وضعیت ذینفعان تأثیرگذار باشد که درینصورت نمیتوان وضعیت آنها و نیازهای شان را درک کرد.
برنامه ریزی پروژه که در جریان مرحله تدوین ایجاد شده بوده ممکنست نیاز به تجدید داشته باشد، چون بعید نیست که بین این برنامه ریزی و منظوری نهایی پروژه زمان زیادی سپری شده باشد. در عین حال ممکنست اوضاع هم بشکل قابل ملاحظه ای تغییر کرده باشد که این خود نیاز بازنگری و تجدید پلان را میکند.
بطور خلاصه: مرحله تطبیق عبارت است از انجام تمام فعالیت های درست که پاسخگو به نیاز های مستفدین باشد. معلوماتی را که ما در نتیجه نظارت خود از جریان کار پروژه دریافت میکنیم باید مارا وادار بسازد تا با انعطاف پذیری تام به این نیازها پاسخ بدهیم و آنها را رفع بسازیم.
نظارت (Monitoring)
اکثرا نظارت و تطبیق هردو بعنوان یک مرحله شناخته میشوند، زیرا آنها بسیار بهم پیوسته اند. در هر صورت واضح است که ما نمیتوانیم از مراحل جداگانه صحبت کنیم زیرا آنها همیشه با هم اجرا میشوند.
نظارت عبارت است از بررسی جریان پروژه و اطمینان از اینکه:
فعالیت ها در مطابقت با پلان انجام میشوند
محصول مورد توقع بدست میاید
بودجه مطابق پلان به مصرف میرسد
ما برای اینکه محصول آنی پروژه را نظارت کنیم، باید از شاخصه هایی که قبلا در چارچوب منطقی (Logframe) پروژه تعیین کرده ایم استفاده نماییم. برای نظارت از جریان فعالیت ها باید از پلان پروژه استفاده نماییم و بخاطر نظارت از مصارف پروژه باید از سیستم حسابداری پروژه استفاده نموده و آن را با بودجه پروژه تطابق دهیم که آیا مصارف مطابق به بودجه پلان شده است یا خیر.
در مفهوم مدیریت دوران پروژه، نظارت لازم است تا پروژه خود را با انعطاف پذیری با نیازها و شرایط رو به رشد (تغییرات) تطابق دهیم. نظارت باید برای ما این امکان را فراهم کند تا تصمیمات مربوط به مدیریت پروژه را درین مرحله اتخاذ نمایید:
فعالیتهایی را که انجام میدهید و یا ترتیب آن ها را تغییر دهید، و یا به فعالیتهای خاصی که میدانید نتیجه متوقعه را به بار نمیاورد خاتمه بخشید.
دقیق شوید که آیا خروجی ها (Outputs) بموقع بدست آمده اند؟ اگر چنین نباشد، اولویت ها را تغییر داده و منابع (انسانی، مالی و تجهیزات) را دوباره مسیر دهی کنید تا مطمئن شوید که نتیجه متوقعه بدست میاید.
از سوء مدیریت مالی و مصارف گزاف و سریع جلوگیری کنید. ممکنست هزینه برخی از فعالیتها بازنگری گردیده و راه حل مناسبی دیگر پیدا شود.
تشخیص دهید که آیا لازم است تا شما روشی را برای مذاکره مجدد در مورد قسمتی از قرارداد خود شروع کنید؟ زیرا خطرات تحقق یافته اند نمیتوانید آنها را همانطور که امیدوار بودید اداره کنید (کار از کار گذشته) زیرا شما بیشتر از آنچه که انتظار میرفت مصرف کردید، چون میخواهید منابع خویش را مجددا اختصاص دهید، پس برای این کار لازم است تا قسمتی از قرارداد شما تغییر کند.
در هرصورت، معلوماتی را که شما از سیستم نظارت بدست میاورید تنها بمنظور مدیریت پروژه استفاده نمیشود، بلکه بخاطر پاسخگویی و حسابدهی نیز مورد استفاده قرار میگیرد. دو نوع پاسخگویی وجود دارد:
پاسخگویی از بالا به پایین: معلومات را از سیستم نظارت بخاطری استفاده میکنید که به مستفدین نشان دهید چی دستاوردی دارید و وضعیت و پیشرفت آنها از آغاز پروژه تا حالا چگونه بوده است؟ (حسابدهی به مستفدین). این کار بعنوان یک عنصر مشارکت شناخته شده و در ایجاد حس مالکیت پروژه و نتایج آن خیلی مهم است.
پاسخگویی از پایین به بالا: معلومات بدست آمده از سیستم نظارت بمنظور ارائه گزارش به دفتر مرکزی، شرکاء کاری و دونر ها استفاده میشود.
در واقع پاسخدهی از بالا به پایین اکثرا فراموش میشود و تنها همه تاکید و توجه بر اینست که گزارش به دونر ارسال گردد
ارزیابی (Evaluation)
چنانچه گفته شد نظارت عبارت است از بررسی پروژه بمنظور اطمینان از اینکه فعالیتهای پروژه در مطابقت با پلان اجرا میشوند. اما ارزیابی بمنظور اطمینان از موارد زیر انجام میشود:
دلیل ایجاد و توسعه پروژه در وهله اول چی بوده؟
آیا نتیجه پروژه شما منجر به ایجاد تغییر مطلوب در زندگی مستفدین تان خواهد شد؟
آیا استراتژی مداخله شما موثر بوده؟
تاثیرات و پیامدهای متوقعه و غیر متوقعه پروژه شما چی است؟
از روشهایی که فعالیت های خود را تنظیم کرده اید پی میاموزید؟
از پروژه فعلی تان چی را خواهید آموخت که برای پروژه های بعدی استفاده نمایید؟
ارزیابی به دو شکل صورت گرفته میتواند:
ارزیابی داخلی: که توسط خود نهاد انجام میشود.
ارزیابی خارجی: که توسط یک ارزیاب خارجی که ممکن یک فرد باشد یا یک نهاد یا شرکت، انجام میشود. 
اکثرا تمویل کنندگان میخواهند که ارزیابی خارجی باید انجام شود، زیرا ظاهرا آنها مطمئن تر و مستقل تر هستند. از طرف دیگر نهادها یا افراد ارزیاب خارجی ممکنست وضعیت نهاد شما را آنقدر نفهمند که کارمندان یا شرکای محلی میدانند، بناءً در ارزیابی خارجی بیطرفی بیشتر تامین میگردد. محدودیت هاز مانی و مالی نیز اغلبا بر کیفیت ارزیابی تاثیر گذار است و همچنان بسیاری از ارزیابان بهرحال به تیم پروژه متکی هستند که این امر نقطه ضعفی در استقلالیت آنان است، به این معنی که آنها نتوانستند استقلالیت خویش را در امر ارزیابی حفظ کنند.
ارزیابی بر خلاف نظارت در چندین مرحله (آغاز، وسط و ختم) پروژه انجام میشود و در پروژه های دراز مدت ممکنست چندین ارزیابی وسطی انجام شود. بمنظور اجرای یک ارزیابی خوب و موثر، نهادها یا افراد ارزیاب نیاز دارند تا به معلومات سیستم نظارت دسترسی داشته باشند و با استفاده از آن بتوانند ارزیابی خویش را انجام دهند. یکی از چالشهای بزرگ عدم موجودیت سروی مقدماتی است که باید در آغاز پروژه انجام میشد که باعث ایجاد مشکلات در درک ارزیابی پروژه و وضعیت مستفدین میگردد.